Промгрупп

О клиенте

ООО «ПРОМГРУПП» — официальный российский представитель компании GESAC (Golden Egret Special Alloy Co., Ltd. Xiamen, China) входящей в состав корпорации XTC, которой принадлежит около 30% рынка редкоземельных металлов в мире.

Задача

Клиент обратился к нам для оптимизации процессов в отделе продаж и улучшения внутренних коммуникаций компании.

Решение

Разработали и внедрили проектное решение на базе коробочной версии Битрикс24, автоматизирующее рабочие места сотрудников, работающих в CRM-системе, а также настроили и доработали двустороннюю интеграцию с 1С: Управление Торговлей.

Описание внедрения

CRM-система для 2-х подразделений

В сфере B2B мы разделили продажи на два специализированных отдела. Каждый из них фокусируется на своих уникальных проектах и обслуживает определенный круг клиентов.

Чтобы повысить эффективность работы, мы внедрили CRM-систему от Битрикс24. Она помогает менеджерам:

1. Быстрее обрабатывать заявки
2. Не упускать ни одного клиента из вид

CRM система интегрирована с интернет-магазином. Все заказы, поступающие через сайт, автоматически попадают к нужному менеджеру. Такой подход позволяет:

• Экономить время на распределении задач
• Исключить человеческий фактор при назначении заявок
• Обеспечить быструю реакцию на запросы клиентов

В результате мы создали эффективную систему, которая помогает лучше обслуживать B2B клиентов и максимизировать продажи.

Создана структура компании с указанием всех подразделений, отделов и сотрудников

На начальном этапе обсуждения проекта мы выявили потребность в оптимизации внутренней коммуникации между отделами и сотрудниками компании. Внедрение Битрикс24 помогло нам успешно решить эту задачу.

Теперь структура "Промгрупп" стала прозрачной и эффективной:

1. Мы точно знаем количество подразделений
2. Понимаем функции каждого отдела
3. Определили ответственных за каждое направление
4. Распределили сотрудников по отделам
5. Четко обозначили зоны ответственности каждого работника

Благодаря этим изменениям, компания работает как хорошо отлаженный механизм, где каждый знает свою роль и вклад в общее дело.

Единая клиентская база

Мы создали комплексную систему управления клиентскими данными в CRM. Вот как это работает:

1. Персональные карточки клиентов
   • Содержат адреса доставки
   • Хранят полную историю заказов
   • Включают важные комментарии по прошлым заказам
2. Интеграция с телефонией
   • Все звонки автоматически записываются
   • Записи сохраняются в специальном журнале
3. Умная система распознавания
   • При входящем звонке определяется номер клиента
   • Мгновенно открывается соответствующая карточка

Такая система позволяет сотрудникам компании работать эффективнее и предоставлять клиентам сервис высочайшего уровня. Мы экономим время на поиске информации и можем сосредоточиться на главном - качественном обслуживании каждого клиента.

Управление задачами

Мы провели быструю и эффективную модернизацию рабочего процесса:

1. Рекордно короткие сроки
   • Внедрение заняло всего 2,5 месяца
   • Быстрый переход к новой системе работы
2. Оптимизация рабочих процессов
   • Устранены лишние операции
   • Повышена общая эффективность
3. Новая модель взаимодействия
   • Отказ от избыточного контроля через звонки и письма
   • Руководители управляют задачами прямо в "Битрикс24
4. Автоматизация коммуникаций
   • Сотрудники получают уведомления о новых задачах автоматически
   • Важные события не остаются без внимания
5. Единая платформа для общения
   • Все коммуникации происходят внутри системы
   • Нет необходимости переключаться между разными приложениями

Эти изменения позволили создать более динамичную и эффективную рабочую среду. Теперь сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи и больше фокусируется на важных аспектах работы, что повышает производительность и удовлетворенность сотрудников.

Живая лента и работа со СМИ

Для эффективной работы со СМИ и новостями мы внедрили новый подход к обмену информацией:

1. Оперативность как ключевой фактор
   • Быстрый анализ публикаций стал нормой
   • Оперативная разработка планов по взаимодействию со СМИ
2. Живая Лента "Битрикс24" - наш новый инструмент
   • Упрощает процесс обмена новостями
   • Обеспечивает мгновенное распространение информации
3. Расширенные возможности для сотрудников
   • Мгновенный обмен обзорами ИТ-новинок
   • Быстрое распространение важных объявлений по всей компании
4. Удобная система сохранения информации
   • Функция "Избранное" для важных публикаций
   • Нужные новости не теряются в общем потоке информации
5. Контроль за распространением важной информации
   • Возможность отслеживать, кто прочитал важные сообщения
   • Дополнительный инструмент для мониторинга вовлеченности сотрудников
6. Повышение эффективности коммуникации
   • Уменьшение времени на поиск и обмен информацией
   • Улучшение осведомленности всех сотрудников о важных событиях

Эта система позволяет сотрудникам компании быть более гибкими и оперативными в работе с медиа-пространством, быстрее реагировать на изменения в отрасли и эффективнее планировать наше взаимодействие со СМИ, что в конечном итоге повышает нашу конкурентоспособность на рынке.

Реализация плана внедрения CRM на базе Битрикс24

1. Комплексный анализ текущей ситуации
   • Детальное изучение работы отдела продаж
   • Оценка эффективности сотрудников клиник
2. Выявление узких мест
   • Идентификация проблемных зон в бизнес-процессах
   • Определение областей для оптимизации
3. Стратегическое планирование
   • Разработка схемы ключевых бизнес-процессов
   • Согласование и утверждение плана с Заказчиком
4. Структурирование ролей и доступов
   • Четкое определение ролей каждого сотрудника
   • Настройка прав доступа в соответствии с обязанностями
5. Техническая реализация
   • Настройка CRM Битрикс24 под специфику бизнеса
   • Адаптация системы к утвержденным бизнес-процессам
6. Запуск системы
   • Поэтапный ввод CRM в эксплуатацию
   • Обучение персонала работе с новой системой
7. Постоянная поддержка
   • Обеспечение непрерывного сопровождения после внедрения
   • Оперативное решение возникающих вопросов и корректировка при необходимости

Этот подход обеспечивает плавный переход к использованию CRM Битрикс24, учитывая все аспекты бизнеса - от анализа текущей ситуации до долгосрочной поддержки. Такая стратегия внедрения позволяет максимально эффективно интегрировать новую систему в работу компании, минимизируя возможные сбои и обеспечивая быструю адаптацию сотрудников.

Карточка клиента

В соответствии со спецификой работы компании была внедрена карточка клиента с уникальным набором полей.

Управление сделками

Разработали и внедрили процесс управления сделками в CRM Битрикс24:

1. Интеллектуальная система предотвращения дублирования
   • Внедрен механизм проверки на дубликаты при создании карточек компаний
   • Уникальность определяется комбинацией ИНН и КПП
   • Допускается создание нескольких карточек с одним ИНН, но разными КПП
2. Оптимизация работы с существующими клиентами
   • При обнаружении совпадения менеджер запрашивает доступ к существующей карточке
   • Все операции проводятся в рамках единой карточки клиента
3. Преимущества нового подхода
   • Предотвращение размножения идентичных записей в базе данных
   • Упрощение поиска и обработки информации о клиенте
   • Повышение эффективности работы менеджеров
4. Гибкость в работе с компаниями со сложной структурой
   • Возможность создания отдельных карточек для филиалов или подразделений с разными КПП
5. Улучшение качества данных
   • Вся информация о клиенте и его сделках консолидирована в одном месте
   • Снижение риска потери важной информации из-за разрозненности данных
6. Интеграция с 1С Управление торговлей
   • Реализована автоматическая синхронизация всех сделок с 1С Управление Торговлей
   • Обеспечение целостности данных между CRM и бухгалтерией

Интеграция с 1С Управление Торговлей

Мы реализовали комплексную двунаправленную интеграцию между Битрикс24 и 1С Управление торговлей:

1. Двусторонний обмен данными
   • Синхронизация охватывает ключевые элементы: контакты, компании, сделки (заказы) и товарный каталог
   • Обеспечивается полная согласованность информации между двумя системами
2. Бесшовное взаимодействие интерфейсов
   • Из среды Битрикс24 предусмотрен прямой доступ к интерфейсу 1С
   • В 1С реализована возможность мгновенного перехода к конкретной сделке в Битрикс24
3. Мгновенная актуализация информации
   • Обмен данными происходит в режиме реального времени
   • Обновления мгновенно отображаются в обеих системах, обеспечивая актуальность информации

Интеграция значительно повысила эффективность работы компании, обеспечивая сотрудников всех уровней доступом к актуальной и согласованной информации в режиме реального времени.

Подключение телефонии клиента к CRM

Мы провели интеграцию CRM-системы с телекоммуникационными услугами МегаФона, что позволило существенно улучшить управление коммуникациями с клиентами:

1. Всесторонний мониторинг звонков
   • Автоматическая регистрация всех входящих и исходящих вызовов в CRM
   • Создание полной картины взаимодействия с клиентами по телефону
2. Аналитика эффективности коммуникаций
   • Внедрение системы сбора и анализа статистики звонков
   • Возможность оценки качества и количества телефонных взаимодействий
3. Оценка производительности менеджеров
   • Расчет среднего количества звонков на одну сделку
   • Анализ звонковой активности каждого менеджера

Эта интеграция не только автоматизирует процесс фиксации звонков, но и предоставляет мощные инструменты для анализа эффективности коммуникаций, что позволяет принимать обоснованные решения по улучшению работы отдела продаж и маркетинга. Результатом становится повышение качества обслуживания клиентов и оптимизация расходов на рекламу и персонал.

Автоматизация

Мы внедрили ряд автоматизированных сценариев для оптимизации бизнес-процессов:

1. Гибкое управление стадиями сделок. Разработана система для индивидуальной настройки этапов продаж
2. Автоматическое распределение сделок. Реализован механизм автоматического закрепления сделок за определенным вендором
3. Интеллектуальный контроль коммуникаций. Внедрена система мониторинга сроков взаимодействия с клиентами, учитывающая их категорию по АБС-анализу
4. Централизованное управление ответственными. Создан механизм единовременного изменения ответственного менеджера для компании, связанных контактов и активных сделок

Эти автоматизированные сценарии значительно повышают эффективность работы с клиентами, обеспечивают более точное управление продажами и улучшают общую организацию бизнес-процессов компании.

Заключение

Внедрение комплексной системы автоматизации на базе Битрикс24 в ООО «ПРОМГРУПП» стало ключевым фактором трансформации бизнес-процессов компании. Интеграция CRM с существующими системами и внедрение автоматизированных сценариев позволили оптимизировать работу всех подразделений, повысить качество обслуживания клиентов и улучшить контроль над бизнес-операциями.