Павел Ларкин
Генеральный директор
О клиенте
«Промоборудование» — поставщик строительного и промышленного оборудования по Республике Башкортостан. Компания занимается монтажом, техобслуживанием и ремонтом электростанций, виброплит, вибротрамбовок, дизельных и электрических тепловых пушек, бетономешалок.
Задача\проблема
«Промоборудование» работает в высококонкурентной сфере: продажи и обслуживание промышленного и строительного оборудования. В компании больше 50 человек, есть активно работающий отдел продаж.
Нам поставили задачу автоматизировать процессы в компании, чтобы люди могли сосредоточиться на работе, а не процессах.
Решение
Чтобы автоматизировать работу отдела продаж и упростить ход процессов в компании, мы использовали корпоративный портал от Битрикс24. На портале есть CRM-система, которая помогает продавать, контролирует общение с клиентами, позволяет сотрудникам удобно общаться между собой, управлять сделками и проектами.
Описание внедрения
Создали структуру компании, указали все подразделения, отделы и сотрудников
Штатный функционал построения организационной структуры компании помог ускорить общение между отделами и сотрудниками. Сейчас у «Промоборудования» есть понятная структура: точное количество подразделений и понимание, чем занимается каждый человек.
Сформировали единое информационное пространство
Больше 50 сотрудников сейчас активно пользуются порталом: пишут в живую ленту, публикуют новости, ведут обсуждения, работают в CRM-системе.
Поиск
На всех корпоративных порталах от Битрикс24 штатно встроен единый поиск, который ищет информацию сразу по всем разделам портала: задачам, CRM, документам, чатам.
Живая лента
Когда в компании работает больше 10 сотрудников, то важно быстро доносить всю информацию. Живая лента в Битрикс24 позволяет точечно информировать сотрудников.
Также живая лента позволяет оповещать коллег о важных событиях и отслеживать, кто прочёл текст — это ещё один инструмент контроля сотрудников. Публикация не теряется в общем потоке: заинтересованные читатели могут добавить её в «Избранное».
Управление задачами
Лишние операции из рабочего процесса ушли благодаря тому, что мы внедрили дисциплину работы с задачами и проектами через Битрикс24. Изменилась сама модель взаимодействия сотрудников: отпала необходимость в дополнительном контроле выполнения поручений с помощью звонков и писем.
Руководитель ставит задачи и следит за их выполнением в Битрикс24. Сотрудники получают уведомления о новых задачах и важных событиях автоматически. Для общения с коллегами не нужно переключаться между приложениями: все коммуникации происходят внутри системы. Простой и удобный интерфейс программы экономит рабочее время.
CRM-система для 4 подразделений\направлений
Мы создали индивидуальные воронки продаж по каждому направлению. Они показывают распределение сделок по стадиям — это позволяет менеджерам быстрее реагировать на заявки и не упускать ни одного клиента.
К CRM подключили все сайты «Промоборудования» и реализовали автоматизацию, чтобы заявки со всех сайтов автоматически попадали в Битрикс24.
С помощью роботов менеджеры отправляют контактным лицам письма, sms, голосовые сообщения и сообщения в WhatsApp.
С помощью диаграмм сотрудники «Промоборудования» могут определить этапы, на которых они теряют потенциальных клиентов.
Отчёты и Dashboard
Отчёты по CRM-системе выводятся в разделе Dashboard, где сразу виден вклад менеджеров в продажи, нагрузка на менеджеров в разрезе каналов коммуникации, а также менеджеров, за которыми руководителю нужно присматривать.
Отчёты строятся с учётом служебных доступов сотрудников: рядовому менеджеру доступны только его сделки, начальник получает сведения о клиентах и сделках подчинённых.
Передача заявок в CRM через Roistat
Для контроля рекламных расходов используется профессиональное решение по сквозной бизнес-аналитике от Roistat. Все заявки с сайтов, а также телефонные звонки на коллтрекинг передаются сначала в систему Roistat, а затем моментально отправляются в CRM. Плюсы:
Резервное хранение информации о заявках в Roistat;
Данные сохраняются в проекте Roistat. Если CRM недоступна, то отправляются в CRM снова через некоторое время;
Гибкая или быстрая настройка передачи заявок в CRM;
Есть дополнительная аналитика по заявкам в кабинете Roistat.
Обработка заявок
Система сквозной аналитики Roistat автоматически создаёт новую заявку в воронке по обработке лидов. В CRM выстроен контроль и распределение новых заявок по свободным менеджерам.
Если контакт уже был заведен в базу CRM, то к существующему контакту добавляется комментарий, задача на звонок, запись и статус звонка: успешный звонок/отклонено/пропущенный.
Карточка клиента
Внедрили карточку клиента с уникальным набором полей в зависимости от того, кто клиент: физическое или юридическое лицо. У полей есть функция автозаполнения данных о компании по ИНН или названию, благодаря синхронизации с сервисом DaData.
Компания часто сотрудничает с клиентами, имеющими разветвленную структуру, т. е. с большим количеством внутренних подразделений, поэтому эта структура сейчас отображается в карточке клиента.
Управление сделками
Вся информация по сделкам и коммуникациям с потенциальным клиентом тщательно собирается и фиксируется в карточке сделки.
В системе есть проверка карточек на дубликаты: сделок с одной компанией может быть множество, но менеджеры не могут завести компании с одним ИНН и КПП несколько раз (с одним ИНН, но с разными КПП — могут). Этот метод позволяет не плодить множество одинаковых компаний в системе. Если менеджер при заведении ИНН и КПП получает совпадение, то он просит права доступа к этой компании и совершает все манипуляции в рамках одного клиента. В таком случае пользователям не приходится искать информацию по разным карточкам клиента при дальнейшей работе.
Настроили систему уведомлений о задачах и статусе сделки для оперативного контроля за ходом сделки.
Чтобы упростить работу менеджеров в CRM-системе, мы реализовали возможность автоматического создания документов: коммерческих предложений, первичных документов, договоров на основе данных сделки и связанной компании.
Подключили телефонию клиента к CRM
Настроили интеграцию с телефонией от нескольких телефонных провайдеров. Все входящие и исходящие звонки автоматически фиксируются в карточке контакта и сделки CRM. Ведется статистика и запись телефонных звонков.
Контакт-центр
Для более полной омниканальности используется инструмент «Контакт-центр», он позволяет подключить к CRM-системе различные каналы коммуникации с клиентами. Не важно куда решит написать потенциальный клиент — компания обработает его сообщение или запрос одинаково хорошо и быстро.
Внедрение CRM-форм
Создали формы обратной связи для маркетинговых целей. Формы автоматически сохраняют данные заявки в CRM-систему. Для существующих клиентов и повторных продаж CRM-формы умеют узнавать пользователя и обращаться к нему с персонификацией.
Автоматизация и бизнес-процессы в сделках
Разработали бизнес-процесс, который синхронизирует маркетинговые метки и прочую техническую информацию для автоматических действий со сделкой и связанными контактами.
Результат внедрения
Теперь сотрудникам не нужно переключаться между разными мессенджерами, искать нужные переписки, вспоминать номера телефонов и содержание разговоров. Стало проще управлять сделками, отслеживать путь клиента и хранить документы.
Благодаря Битрикс24 получилось сделать структуру компании — это создаёт понимание, кто и чем занимается, к кому обращаться и кто за что отвечает.
Время руководителя тоже сэкономили: сейчас задачи ставятся прямо на портале. Вместо того, чтобы контролировать процессы письмами, звонками и личными встречами, руководитель следит за всем онлайн в режиме реального времени.
Мы справились с поставленной задачей и помогли компании автоматизировать процессы.
