Оригинал статьи опубликован на vc.ru
В жизни любого диджитал-продакшена есть множество мелких сделок за которыми следует регулярно следить, продлять, делать документы. В нашем агентстве “5 УГЛОВ” эти сделки мы называем инфраструктурными и к ним относятся:
Основные проблемы и сложности при ведении таких сделок:
Долгое время у нас была отдельная или совмещающая роль по ведению таких инфраструктурных сделок на ком-то из менеджеров. У него была простая гугл-табличка, где не хитрыми манипуляциями проставлялась вся необходимая информация.
Таблица учета микросделок
К плюсам этого подхода можно отнести быстрый и простой старт использования, а так же условно бесплатное использование. Но и минусов у него тоже хватает:
Конечно, можно было использовать какую-нибудь хостинговую панель с модулем биллинга для этих целей, но, во-первых, не хотелось использовать еще один софт в нашем “зоопарке”, а, во-вторых, хостинговая панель не закрывала все наши потребности, но и добавляла дополнительные проблемы как то учет дебиторки, интеграции в бухгалтерию и т.п. Все-таки мы не хостинговая компания и процессы у нас настроены на другое.
Мы специализируемся на продуктах компании 1С-Битрикс и уже много лет используем коробочный корпоративный портал Битрикс24. Для нас, самым простым было бы реализовать логику управления инфраструктурными сделками на базе Битрикс24. Сказано - сделано!
Многие идеи можно было реализовать в Битрикс24 по-разному. Если вы захотите поспорить или узнать подробности конкретного решения, то пишите в личку или в комментарии
Ниже я опишу наш опыт и подход использования Битрикс24 для автоматизации инфраструктурных сделок.
Для начала необходимо в CRM создать отдельное направление сделок. Это позволит работать с ними автономно от других сделок и направлений компании.
В этом направлении мы создали следующие стадии сделок:
Такой набор стадий появился исторически, после проб и ошибок. Ниже опишу каждую стадию и что на ней происходит.
Техническая стадия для только что созданной сделки. На этой стадии ничего не происходит и ее удобно использовать при создании новой сделки.
В эту стадию сделка переводится автоматически всякий раз, как только создается и отправляется клиенту новый автоматический счет (т.е. когда предыдущая услуга полностью оказана). В этой стадии, если связанный со сделкой счет не закрыт актом (не проставлен чекбокс в соответствующем поле в счете), то отправляется заявка в бухгалтерию на создание и отправку акта клиенту. И далее сделка автоматически переводится в стадию Ожидание оплаты. Если у вас 1С или штатный бухгалтер, то это тоже можно реализовать.
Пример признака закрыт ли счет актом.
Логику реализовали через бизнес-процессы:
Бизнес-процесс "Создание акта".
В эту стадию сделка переходит после автоматического создания и отправки счета клиенту. Далее срабатывает таймер и через 7 дней клиенту дублируется письмо с повторным счетом. За 3 дня до отключения письмо дублируется последний раз. Если за 14 дней оплата так и не поступила, то стадия автоматически меняется на Отключение.
Логику реализовали через бизнес-процессы:
Бизнес-процесс "Ожидание оплаты".
В эту стадию переводится сделка, если клиент оплачивает счет в период ожидания оплаты счета. Если сделка содержит фразу "Хостинг", "ТО", "WiFI", то сделка сразу меняется на стадию Услуга продлена т.к. это наши услуги и продлевать их нет смысла. Во всех остальных случаях ставится задача на системного администратора на продление услуги (домены, SSL, лицензии).
В эту стадию переводится сделка, если клиент оплачивает счета когда мы уже отключили услугу. На ней ставится задача на системного администратора по включении услуги.
Разделение стадии на 2 произошло исторически, когда стало понятно, что по процессам продление продлению рознь и что в каждом случае нужна своя логика. :)
Всю логику реализовали на штатных роботах.
Роботы стадий "Продление".
Это промежуточная стадия, в которую администратор переводи сделку, когда продляет услугу. В этой стадии клиенту отлетает письмо об успешном продлении сделки и стадия сделки автоматически меняется на Услуга оказывается. Стадия нужна чисто для отправки уведомлений клиенту.
В эту стадию сделка переводится, если клиент не оплатил выставленный счет после двух недель ожидания. Если название сделки содержит фразы "Домен", "SSL", "Лицензия", то стадия автоматически меняется на Услуга отключена, т.к. услуга блокируется за неуплату автоматически третьей стороной (не нами). Для всех остальных сделок ставится задача на админа по отключению услуги.
Стадия, в которую переводится сделка, после стадии Услуга продлена. Тут оказался еще один нюанс - такие услуги как, например, хостинг правильно закрывать актом после того как услуга оказана, т.е. в последний день. Именно для этого мы сделали в начале стадию Создание акта, которая запускается после создание нового счета (а значит предыдущий период был полностью закрыт). Но есть услуги, которые следует закрывать сразу, например, продление домена, SSL-сертификата, поставку лицензий. Вот для таких сделок мы сделали специальную проверку названия сделки и, если там встречаются ключевые слова "Домен", "SSL", "Лицензия", то запускается точно такой же бизнес-процесс по созданию закрывающих документов, как на стадии Создание акта.
Ну и в качестве “вишенки на торте” на этой стадии мы изменяем сумму сделки на сумму всех оплаченных и закрытых актами счетов. Это позволяет сразу видеть сколько денег “занес” нам тот или иной клиент. Мелочь, а приятно. :)
Код, собирающий в переменную сумму всех оплаченных счетов.
Это чисто техническая стадия, которую мы никогда не используем т.к. она является штатной финальной успешной стадией в сделках. Если перевести в нее сделку, то она исчезает из представления сделок в качестве Канбана т.к. CRM считает сделку завершенной и недостойной внимания. :)
В эту стадию переводится сделка после отключения услуги админом или автоматически, для сделок с названиями "SSL", "Домен", "Лицензия". Клиенту отлетает письмо о том, что услуга отключена и что для возобновления необходимо связаться с техподдержкой.
Автоматическое письмо об отключении услуги.
Все направление инфраструктурных сделок выглядит следующим образом:
Направление сделок "Инфраструктурные сделки".
Теперь пару слов о том, как заставить это все работать на регулярной основе.
На самом деле получилось очень классно!
Вот основные преимущества от этого решения:
Таймлайн по сделке - видна вся история.
Но есть и проблемы у этого решения:
В статье описали не все подробности нашего решения, а только основной вектор реализации. Для компании, занимающийся разработкой на Битрикс, повторить это решение делов на несколько часов работы.
Если у вас остались вопросы по решению или есть предложение как его можно улучшить, то жду комментариев.
Также было бы интересно узнать как у вас в компании реализована работа с такими регулярными инфраструктурными сделками.
Гипотезы развития сайтов: зачем и как их тестировать
Развитие сайта чем-то напоминает развитие всего бизнеса. Если вы хотите увеличить оборот, повторные продажи, средний чек — или, наоборот, снизить издержки и себестоимость товара, то вам нужно тестировать гипотезы в бизнесе. Гипотезы помогут и в развитии сайта.
22 НОЯБРЯ 2023
Что мы делаем, когда приходит клиент и говорит «мне нужно, чтобы на моем сайте была оплата картой»?
В статье расписали шаги подключения онлайн-оплаты в интернет-магазине. Собрана информация по подключению онлайн-кассы и возможные модули, которые мы уже когда-то использовали на проектах.
24 ОКТЯБРЯ 2023
К чему стоит быть готовыми, если приносите проект на поддержку/развитие
Прежде чем браться за проект поддержки и развития обратившегося к нам клиента, мы проясняем все технические и управленческие моменты.
18 ОКТЯБРЯ 2023Хотите работать с нами?
Спасибо. Мы получили вашу заявку и ответим в течение пары дней.
Что будет дальше:
Обычно мы отвечаем в течение двух рабочих дней. За это время мы «сделаем домашку», внимательно прочитаем ваше письмо, подготовимся и вернемся с обстоятельным ответом.
Спасибо. Мы получили ваше резюме и ответим в течение пары дней.
Обычно мы отвечаем в течение двух рабочих дней.
Прикрепить резюме
Форма обратной связи
