Кейс: ЯрФинТраст

Структура компании

Когда мы начали обсуждать проект, то поняли, что надо сделать процесс внутреннего общения между отделами и сотрудниками проще и удобнее. Мы сформировали в Битрикс24 структуру компании, указали все подразделения и руководителей отделов. Это нужно, чтобы оптимизировать бизнес-процессы компаний и упростить взаимодействие между людьми.

Единое информационное пространство

Сейчас все сотрудники компании активно используют корпоративный портал: работают с CRM, пишут в живую ленту, публикуют новости, ведут обсуждения. Не нужно использовать другие каналы для общения, всё уже есть на портале, нужная информация не теряется и всегда под рукой.

Эффективность сотрудников и экономия рабочего времени

Уже 25 сотрудников из подразделений получили доступ к корпоративному порталу. Руководители назначают задачи и отслеживают их исполнение. Мы выстроили единый коммуникационный канал, где все входящие и исходящие письма автоматически сохраняются в CRM.

С началом использования Битрикс24 изменилась модель взаимодействия сотрудников: теперь для обмена информацией с коллегами не нужно переключаться между разными приложениями — это экономит рабочее время.

Управление задачами

Процесс постановки задач и создания проектов также организовали в Битрикс24. Руководитель ставит задачи, сотрудники получают уведомления о новых задачах и важных событиях автоматически. Проектные группы создают проекты внутри системы, все коммуникации тоже происходят там. Это позволяет получать быстрый доступ к документам, а ещё участники проекта и руководство могут отслеживать текущее состояние и быстро реагировать на изменения.

Внедрение CRM

Битрикс24 адаптировали под задачи организации: для сделок добавили пользовательские поля, на ключевых этапах процесса продажи система напоминает сотрудникам о запланированных действиях, которые там нужны.

Система сохраняет полную историю коммуникаций с клиентами в единой базе, начиная от первичного обращения и до реализации заказа. Если клиент обратится с повторной заявкой через несколько лет, то вся история общения будет в быстром доступе.

Данные воронки позволяют контролировать процесс продаж и рассчитывать конверсию каждого этапа.

Воронки продаж по каждому направлению компании

По каждому подразделению созданы воронки продаж, которые наглядно показывают распределение сделок по стадиям. Настроены туннели продаж, перекладывающие сделки из одного направления в другое по заданным алгоритмам.

Автоматизация работы с партнёрами

Для работы с потенциальными и существующими партнёрами мы реализовали функционал, позволяющий отслеживать и «подсвечивать» партнёров, с которыми не было коммуникации больше месяца. Так с партнёрами постоянно поддерживаются актуальные отношения и своевременное получение лидов.

Автоматизация обслуживания выданных кредитов

Для помощи в обслуживании уже выданных кредитов мы реализовали функционал автоматического уведомления и напоминания заёмщиков и инвесторов о дате будущего платежа через СМС-сообщения. Разработали шаблоны СМС.

Автоматическое создание чек-листов для скоринга клиентов

Для того, чтобы стандартизировать работу скоринга потенциальных клиентов, мы внедрили автоматический шаблон чек-листа по скорингу. Менеджеру достаточно нажать несколько кнопок, чтобы сформировался нужный чек-лист в формате PDF или DOCX.

Карточка клиента

Мы понимаем специфику работу компании и поэтому внедрили карточку клиента с уникальным набором полей в зависимости от того, кто клиент — физическое или юридическое лицо. У полей есть функция автозаполнения данных о компании по ИНН.

Доработка конвертации лида в контакт

Для всех новых обращений настроили воронку обработки лидов — первичных обращений. Если контакт уже завели в базу CRM, то к существующему контакту добавляется комментарий, задача на звонок, запись и статус звонка, например, «успешный звонок», «отклонено» или «пропущенный».

Подключение телефонии клиента к CRM

Мы подключили к порталу несколько провайдеров телефонии для стабильности связи. Все входящие и исходящие звонки фиксируются в CRM в карточке клиента и сделки. Есть статистика и запись звонков.

Подключение мобильных телефонов к CRM

Менеджеры компании часто общались с клиентами с личных телефонных номеров. Такие звонки и переписка в WhatsApp не попадали в CRM-систему. Для полноты статистики и контроля качества общения мы настроили и подключили использование корпоративных сим-карт с полной интеграцией в CRM-систему. Теперь все входящие и исходящие звонки менеджеров надёжно сохраняются в CRM. При желании все разговоры можно автоматически распознать и перевести в полнотекстовый формат.

Передача заявок в CRM через Roistat

Чтобы отслеживать эффективность рекламных кампаний мы внедрили систему сквозной бизнес-аналитики Roistat. Все новые заявки сначала передаются в Roistat, а затем отправляются в CRM. 

Преимущества такого способа:

• Обеспечивается резервное хранение информации о заявках в Roistat;
• Данные сохраняются в проекте Roistat и если CRM недоступна, то через некоторое время снова отправляются в CRM;
• Гибкая или быстрая настройка передачи заявок в CRM.

Результат внедрения

Мы сэкономили время и силы сотрудников компании: теперь не нужно переключаться между разными мессенджерами, искать нужные переписки, вспоминать номера телефонов и содержание разговоров. Стало легче управлять сделками, отслеживать путь клиента и хранить документы. 

Наглядная структура компании, которую мы ввели благодаря Битрикс24, показывает все отделы и всех сотрудников, чтобы было понимание, кто и чем занимается, к кому обращаться и кто за что отвечает. 

Руководителям тоже стало проще: сейчас они ставят задачи прямо на портале и следят за тем, как их выполняют. Больше не нужно контролировать процессы письмами, звонками, личными встречами. Появилась возможность рассказывать важные новости сразу всем коллегам или отправлять информацию только в нужный отдел и следить, кто ознакомился, а кто — нет.  

Внедрение корпоративного портала или CRM-системы невозможно остановить. Компания подстраивается под изменяющийся рынок и постоянно улучшает процессы. Мы оцифровали большинство продажных и производственных процессов в ЯрФинТраст, но всегда есть то, что можно доработать и улучшить. У руководства компании теперь есть инструмент прозрачного контроля всех процессов.