Кейс: Промоборудование

О клиенте

«Промоборудование» — поставщик строительного и промышленного оборудования по Республике Башкортостан. Компания занимается монтажом, техобслуживанием и ремонтом электростанций, виброплит, вибротрамбовок, дизельных и электрических тепловых пушек, бетономешалок.

Задача\проблема

«Промоборудование» работает в высококонкурентной сфере: продажи и обслуживание промышленного и строительного оборудования. В компании больше 50 человек, есть активно работающий отдел продаж.

Нам поставили задачу автоматизировать процессы в компании, чтобы люди могли сосредоточиться на работе, а не процессах.

Решение

Чтобы автоматизировать работу отдела продаж и упростить ход процессов в компании, мы использовали корпоративный портал от Битрикс24. На портале есть CRM-система, которая помогает продавать, контролирует общение с клиентами, позволяет сотрудникам удобно общаться между собой, управлять сделками и проектами.

Описание внедрения

Создали структуру компании, указали все подразделения, отделы и сотрудников

Штатный функционал построения организационной структуры компании помог ускорить общение между отделами и сотрудниками. Сейчас у «Промоборудования» есть понятная структура: точное количество подразделений и понимание, чем занимается каждый человек.

Сформировали единое информационное пространство

Больше 50 сотрудников сейчас активно пользуются порталом: пишут в живую ленту, публикуют новости, ведут обсуждения, работают в CRM-системе.

Поиск

На всех корпоративных порталах от Битрикс24 штатно встроен единый поиск, который ищет информацию сразу по всем разделам портала: задачам, CRM, документам, чатам.

Живая лента

Когда в компании работает больше 10 сотрудников, то важно быстро доносить всю информацию. Живая лента в Битрикс24 позволяет точечно информировать сотрудников.

Также живая лента позволяет оповещать коллег о важных событиях и отслеживать, кто прочёл текст — это ещё один инструмент контроля сотрудников. Публикация не теряется в общем потоке: заинтересованные читатели могут добавить её в «Избранное».

Управление задачами

Лишние операции из рабочего процесса ушли благодаря тому, что мы внедрили дисциплину работы с задачами и проектами через Битрикс24. Изменилась сама модель взаимодействия сотрудников: отпала необходимость в дополнительном контроле выполнения поручений с помощью звонков и писем.

Руководитель ставит задачи и следит за их выполнением в Битрикс24. Сотрудники получают уведомления о новых задачах и важных событиях автоматически. Для общения с коллегами не нужно переключаться между приложениями: все коммуникации происходят внутри системы. Простой и удобный интерфейс программы экономит рабочее время.

CRM-система для 4 подразделений\направлений 

Мы создали индивидуальные воронки продаж по каждому направлению. Они показывают распределение сделок по стадиям — это позволяет менеджерам быстрее реагировать на заявки и не упускать ни одного клиента.

К CRM подключили все сайты «Промоборудования» и реализовали автоматизацию, чтобы заявки со всех сайтов автоматически попадали в Битрикс24.

С помощью роботов менеджеры отправляют контактным лицам письма, sms, голосовые сообщения и сообщения в WhatsApp. 

С помощью диаграмм сотрудники «Промоборудования» могут определить этапы, на которых они теряют потенциальных клиентов. 

Отчёты и Dashboard

Отчёты по CRM-системе выводятся в разделе Dashboard, где сразу виден вклад менеджеров в продажи, нагрузка на менеджеров в разрезе каналов коммуникации, а также менеджеров, за которыми руководителю нужно присматривать.

Отчёты строятся с учётом служебных доступов сотрудников: рядовому менеджеру доступны только его сделки, начальник получает сведения о клиентах и сделках подчинённых.

Передача заявок в CRM через Roistat

Для контроля рекламных расходов используется профессиональное решение по сквозной бизнес-аналитике от Roistat. Все заявки с сайтов, а также телефонные звонки на коллтрекинг передаются сначала в систему Roistat, а затем моментально отправляются в CRM. Плюсы:

• Резервное хранение информации о заявках в Roistat;
• Данные сохраняются в проекте Roistat. Если CRM недоступна, то отправляются в CRM снова через некоторое время;
• Гибкая или быстрая настройка передачи заявок в CRM;
• Есть дополнительная аналитика по заявкам в кабинете Roistat.

Обработка заявок

Система сквозной аналитики Roistat автоматически создаёт новую заявку в воронке по обработке лидов. В CRM выстроен контроль и распределение новых заявок по свободным менеджерам.  

Если контакт уже был заведен в базу CRM, то к существующему контакту добавляется комментарий, задача на звонок, запись и статус звонка: успешный звонок/отклонено/пропущенный.

Карточка клиента

Внедрили карточку клиента с уникальным набором полей в зависимости от того, кто клиент: физическое или юридическое лицо. У полей есть функция автозаполнения данных о компании по ИНН или названию, благодаря синхронизации с сервисом DaData.

Компания часто сотрудничает с клиентами, имеющими разветвленную структуру, т. е. с большим количеством внутренних подразделений, поэтому эта структура сейчас отображается в карточке клиента.

Управление сделками

Вся информация по сделкам и коммуникациям с потенциальным клиентом тщательно собирается и фиксируется в карточке сделки.

В системе есть проверка карточек на дубликаты: сделок с одной компанией может быть множество, но менеджеры не могут завести компании с одним ИНН и КПП несколько раз (с одним ИНН, но с разными КПП — могут). Этот метод позволяет не плодить множество одинаковых компаний в системе. Если менеджер при заведении ИНН и КПП получает совпадение, то он просит права доступа к этой компании и совершает все манипуляции в рамках одного клиента. В таком случае пользователям не приходится искать информацию по разным карточкам клиента при дальнейшей работе. 

Настроили систему уведомлений о задачах и статусе сделки для оперативного контроля за ходом сделки.

Чтобы упростить работу менеджеров в CRM-системе, мы реализовали возможность автоматического создания документов: коммерческих предложений, первичных документов, договоров на основе данных сделки и связанной компании. 

Подключили телефонию клиента к CRM

Настроили интеграцию с телефонией от нескольких телефонных провайдеров. Все входящие и исходящие звонки автоматически фиксируются в карточке контакта и сделки CRM. Ведется статистика и запись телефонных звонков.

Контакт-центр

Для более полной омниканальности используется инструмент «Контакт-центр», он позволяет подключить к CRM-системе различные каналы коммуникации с клиентами. Не важно куда решит написать потенциальный клиент — компания обработает его сообщение или запрос одинаково хорошо и быстро.

Внедрение CRM-форм

Создали формы обратной связи для маркетинговых целей. Формы автоматически сохраняют данные заявки в CRM-систему. Для существующих клиентов и повторных продаж CRM-формы умеют узнавать пользователя и обращаться к нему с персонификацией. 

Автоматизация и бизнес-процессы в сделках

Разработали бизнес-процесс, который синхронизирует маркетинговые метки и прочую техническую информацию для автоматических действий со сделкой и связанными контактами. 

Результат внедрения

Теперь сотрудникам не нужно переключаться между разными мессенджерами, искать нужные переписки, вспоминать номера телефонов и содержание разговоров. Стало проще управлять сделками, отслеживать путь клиента и хранить документы.

Благодаря Битрикс24 получилось сделать структуру компании — это создаёт понимание, кто и чем занимается, к кому обращаться и кто за что отвечает.

Время руководителя тоже сэкономили: сейчас задачи ставятся прямо на портале. Вместо того, чтобы контролировать процессы письмами, звонками и личными встречами, руководитель следит за всем онлайн в режиме реального времени.

Мы справились с поставленной задачей и помогли компании автоматизировать процессы.