Кейс: Дефа групп

О клиенте

Defa group — прямой импортер рыбы и морепродуктов из 20+ стран всего мира. Клиент работает на российском рынке крупнооптовых поставок более 27 лет и входит в тройку лидеров по импорту в Россию.

Задача

Все процессы компании построены внутри 1C ERP. Хотелось получить более человеческий и современный интерфейс для работы менеджеров и остальных сотрудников компании.

Решение

Была развернута коробочная версия Битрикс24 на 100 пользователей и проведена двусторонняя интеграция с 1С ERP.

Описание внедрения

Создали структуру компании, указали все подразделения, отделы, сотрудников и руководителей

Штатный функционал построения организационной структуры компании помог ускорить общение между отделами и сотрудниками. Сейчас у Defa group есть понятная структура: точное количество подразделений и понимание, чем занимается каждый человек, в каком отделе и подразделении он находится и кто его руководитель.

Сформировали единое информационное пространство

Больше 50 сотрудников сейчас активно пользуются порталом: пишут в живую ленту, публикуют новости, ведут обсуждения, работают в CRM-системе, а Пульс компании помогает отслеживать активность и вовлеченность каждого сотрудника.

Руководители могут анализировать динамику работы команды, выявлять наиболее активных сотрудников, поощрять их и, при необходимости, принимать меры для увеличения вовлеченности персонала.

Поиск

На всех корпоративных порталах от Битрикс24 штатно встроен единый поиск, который ищет информацию сразу по всем разделам портала: сотрудникам, задачам, CRM, документам, чатам.

Живая лента

Когда в компании работает больше 10 сотрудников, то важно быстро доносить всю информацию. Живая лента в Битрикс24 позволяет точечно информировать сотрудников.

Также живая лента позволяет оповещать коллег о важных событиях и отслеживать, кто прочёл текст — это ещё один инструмент контроля сотрудников.

Публикация не теряется в общем потоке: заинтересованные читатели могут добавить её в «Избранное». В качестве получателей сообщения можно выбрать как всю компанию, так и отдельный отдел, рабочую группу или сотрудников с общим признаком, например “Всем руководителям отделов”.

Управление задачами

Лишние операции из рабочего процесса ушли благодаря тому, что мы внедрили дисциплину работы с задачами и проектами через Битрикс24. Изменилась сама модель взаимодействия сотрудников: отпала необходимость в дополнительном контроле выполнения поручений с помощью звонков и писем.

Руководитель ставит задачи и следит за их выполнением в Битрикс24. Сотрудники получают уведомления о новых задачах и важных событиях автоматически. Для общения с коллегами не нужно переключаться между приложениями: все коммуникации происходят внутри системы. Простой и удобный интерфейс программы экономит рабочее время.

CRM-система для опта и розницы

Мы создали индивидуальные воронки продаж по каждому направлению. Они показывают распределение сделок по стадиям — это позволяет менеджерам быстрее реагировать на заявки и не упускать ни одного клиента.

К CRM подключили все сайты Defa group и реализовали автоматизацию, чтобы заявки со всех сайтов автоматически попадали в Битрикс24.

С помощью диаграмм сотрудники Defa group могут определить этапы, на которых они теряют потенциальных клиентов.

Отчёты и Dashboard

Отчёты по CRM-системе выводятся в разделе Dashboard, где сразу виден вклад менеджеров в продажи, нагрузка на менеджеров в разрезе каналов коммуникации, а также менеджеров, за которыми руководителю нужно присматривать.

Отчёты строятся с учётом служебных доступов сотрудников: рядовому менеджеру доступны только его сделки, руководитель отдела продаж получает сведения о всех клиентах и сделках подчинённых.

Карточка клиента

Внедрили карточку клиента с уникальным набором полей в зависимости от того, кто клиент: физическое или юридическое лицо. У полей есть функция автозаполнения данных о компании по ИНН или названию, благодаря синхронизации с сервисом DaData.

Компания часто сотрудничает с клиентами, имеющими разветвленную структуру, т. е. с большим количеством внутренних подразделений, поэтому эта структура сейчас отображается в карточке клиента.

Управление сделками

Вся информация по сделкам и коммуникациям с потенциальным клиентом тщательно собирается и фиксируется в карточке сделки.

В системе есть проверка карточек на дубликаты: сделок с одной компанией может быть множество, но менеджеры не могут завести компании с одним ИНН и КПП несколько раз (с одним ИНН, но с разными КПП — могут). Этот метод позволяет не плодить множество одинаковых компаний в системе. Если менеджер при заведении ИНН и КПП получает совпадение, то он просит права доступа к этой компании и совершает все манипуляции в рамках одного клиента. В таком случае пользователям не приходится искать информацию по разным карточкам клиента при дальнейшей работе.

Настроили систему уведомлений о задачах и статусе сделки для оперативного контроля за ходом сделки.

Подключили телефонию клиента к CRM

Настроили интеграцию с телефонией от нескольких телефонных провайдеров. Все входящие и исходящие звонки автоматически фиксируются в карточке контакта и сделки CRM. Ведется статистика и запись телефонных звонков.

Контакт-центр

Для более полной омниканальности используется инструмент «Контакт-центр», он позволяет подключить к CRM-системе различные каналы коммуникации с клиентами. Не важно куда решит написать потенциальный клиент — компания обработает его сообщение или запрос одинаково хорошо и быстро.

Автоматизация и бизнес-процессы в сделках

Разработали бизнес-процесс, который по ИНН в лиде определяет и автоматически заполняет бизнес-регион и прочие бизнесовые показатели по лиду.

Двусторонняя интеграция с 1С ERP

Менеджер может работать с 1С прямо из карточки сделки. Компании и сделки синхронизируются с 1С.

Из карточки сделки также можно создавать документы прямо в 1С.

Результат внедрения

Теперь сотрудникам не нужно переключаться между разными мессенджерами, искать нужные переписки, вспоминать номера телефонов и содержание разговоров. Стало проще управлять сделками, отслеживать путь клиента и хранить документы.

Благодаря Битрикс24 получилось сделать структуру компании — это создаёт понимание, кто и чем занимается, к кому обращаться и кто за что отвечает.

Время руководителя тоже сэкономили: сейчас задачи ставятся прямо на портале. Вместо того, чтобы контролировать процессы письмами, звонками и личными встречами, руководитель следит за всем онлайн в режиме реального времени.

Мы справились с поставленной задачей и помогли компании автоматизировать процессы.